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Die Projektplanung begann bereits 2019 in Zusammenarbeit mit dem Begleitausschuss „Demokratie leben!“. Die divers zusammengesetzte Gruppe aus engagierten Herrenberger:innen beschloss den Leitbildprozess finanziell und mit Kapazitäten zu fördern. Allerdings unter einer Voraussetzung: Im Beteiligungsprozess müsse man neue Wege für das Erreichen beteiligungsferner Gruppen erproben! Die Verwaltungsspitze stimmte zu und der Begleitausschuss diente während des Prozesses als kreative und vielfältig besetzte Begleitgruppe. Gesteuert wurde das Projekt von einem Leitbild-Kernteam, bestehend aus Projektmanagerin, Kommunikationsexpertin, Vertreterin vom Team Beteiligung & Engagement, dem persönlichen Referenten des Oberbürgermeisters Thomas Sprißler sowie einer Koordinatorin für kommunale Entwicklungszusammenarbeit. Abteilungsleitungen aller Bereiche, wie z. B. Stadtplanung, wurden temporär mit ihrer fachlichen Expertise einbezogen.
Evaluation & Beteiligung Verwaltung
Nach einer Evaluation des letzten Leitbildprozesses, auch mit Hilfe der damaligen Moderatoren Sippel & Buff, startete der Beteiligungsprozess im Januar 2020 zunächst mit einer verwaltungsinternen Beteiligung aller Projektleitungen. Ergebnis war ein erster Entwurf für die Fortschreibung des Leitbilds aus Sicht der Verwaltung und mit dem Schwerpunkt auf die Einbindung der UN-Nachhaltigkeitsziele.
Corona-Stopp & Neuplanung
Im März 2020 wurde der Prozess durch die Corona-Pandemie gestoppt. Die einjährige Pause nutzte die Begleitgruppe, um eine Online-Weiterbildung mit Dr. Thomas Kuder zum Thema Breite Beteiligung zu absolvieren. Die Weiterbildung wurde anschließend als Lernmodul für alle Verwaltungsmitarbeitende aufgearbeitet. Am Ende der Projektpause beriet die Begleitgruppe das Leitbild-Kernteam bei der Anpassung des Beteiligungs-Prozesses.
Bürger:innen-Umfrage
Alle in Herrenberg wohnhaften Personen ab 14 Jahren waren im Monat Mai 2021 eingeladen ihre Wünsche und Kritik in einer Online-Umfrage zu äußern. Eine „Pre-Testgruppe“ prüfte die Bürgerumfrage auf Verständlichkeit und bestand aus Teilnehmenden der Herrenberger Jugenddelegation, dem Begleitgremium „Demokratie Leben!“ und Fraktionsvorsitzenden des Herrenberger Gemeinderats.
Vereine und Engagementgruppen wurden gesondert befragt und als Multiplikatoren für die Bürgerumfrage gewonnen: Sie setzten eigene Bewerbungs-Aktionen um und boten ihren Netzwerken z. B. Übersetzungs- und Ausfüllhilfe an, eröffneten Coffee-2-Go-Umfrage-Ausfüll-Stationen oder lockten mit Plätzchen oder Bratwurstständen. Insbesondere der Stadtjugendring war sehr aktiv bei der Bewerbung der Umfrage unter den Jugendlichen in Herrenberg.
Der Multiplikatoren-Ansatz wurde gemeinsam mit Dr. Thomas Kuder und in Zusammenarbeit mit der Begleitgruppen entwickelt, dabei wurden in einem Workshop Vereine und Gruppen identifiziert, die speziell beteiligungsferne Gruppen erreichen können und/oder zum Thema Nachhaltigkeit aktiv sind.
Über 7.000 Personen folgten dem Link zur Umfrage und 2.715 Menschen nahmen die Möglichkeit wahr, ihr Feedback, ihre Wünsche und ihre Kritik an die Stadtverwaltung zurückzumelden. Das entspricht zirka neun Prozent aller Herrenbergerinnen ab 14 Jahren und ist eine gute Rücklaufquote. Die Ergebnisse dieser Bürgerumfrage sind abrufbar unter: www.herrenberg.de/umfrage-ergebnis
Das Design der Umfrage machte es möglich, Wünsche von beteiligungsfernen oder marginalisierten Gruppen gesondert auszuwerten. Dieser Umstand erwies sich im Nachhinein als sehr hilfreich, weil es nicht in allen Fällen gelang, beteiligungsferne Gruppen in einem ausreichenden Maße zu erreichen. Durchführung und Auswertung der Umfrage erfolgte in Zusammenarbeit mit der Agentur Translake.
Zur Auswertung der Bürgerumfrage gab es eine interne Informationsveranstaltung und alle Ämter der Stadtverwaltung mussten angeben, wie sie gedenken, die Erkenntnisse zukünftig zu berücksichtigen. Zu der Frage „Was passiert eigentlich mit den Ergebnissen der Bürgerumfrage?“ wurde im Mai 2022 die Öffentlichkeit mit einer Ausstellung im öffentlichen Raum und einem Film informiert.
Briefe in die Zukunft & Gemeinderat trifft Zukunftsforscher
Der Gemeinderat traf sich im Mai 2021 online zu einem Vortrag mit Zukunftsforscher Christian Schoon und diskutierte die Frage, inwiefern Zukunft angesichts zunehmender Komplexität und Unvorhersehbarkeit planbar ist. Außerdem entwickelte der Gemeinderat spontan die Idee für einen Aufruf an die Bürgerschaft, „Briefe in die Zukunft“ zu schreiben. Zahlreiche Personen, Kindergartengruppen und Schulklassen beteiligten sich. Die Briefe werden 2035 im Stadtarchiv ausgestellt werden bzw. persönliche Briefe werden versendet.
Trialog-Veranstaltungen
Bei einem Trialog-Workshop im Oktober 2021 kam eine Mischung aus Verwaltungsspitze, Gemeinderätinnen, die Jugenddelegation und Vertretungen der Zivilgesellschaft in städtischen Veranstaltungshallen zusammen, um den Überarbeitungsvorschlag der Verwaltung zu diskutieren und mit den Ergebnissen der Bürger- und Vereinsumfrage zu ergänzen. Bei den Vertretungen der Zivilgesellschaft wurde darauf geachtet, dass „neue“ Gruppen die sich in der Umfrage mit Anregungen und Ideen zu einem Thema äußerten, eingeladen wurden ebenso wie die „alten Hasen“ (Organisationen, mit denen die Ämter der Stadtverwaltung bereits regelmäßig zusammenarbeiten). Am Ende wurden sehr viele der neuen Vorschläge ins Leitbild übernommen.
Nach den Trialogen traf sich die Verwaltung zu einem Online-Speeddating, führte alle Ergebnisse zusammen und dokumentierte den Umgang mit den neuen Vorschlägen aus den Trialog-Veranstaltungen. In den wenigen Fällen, in denen Vorschläge abgelehnt wurden, wurde die Ablehnung begründet und die vorschlagenden Personen wurden informiert. Die Personen/Gruppen bekamen die Möglichkeit, ihre Position noch mal schriftlich darzulegen, und beide Positionen wurden dem Gemeinderat als Entscheidungsvorlage in einer Drucksache vorgelegt.
Alle Ergebnisse der Trialog-Veranstaltungen wurden als Wimmelbilder gezeichnet. Diese bunten Bilder wurden als Information für die Bürgerinnen von Herrenberg und im öffentlichen Raum ausgestellt.
Letzter Schliff mit Gemeinderat
Im Mai 2022 wurde der erste Entwurf des fortgeschriebenen Leitbilds dem Gemeinderat vorgelegt und die Gemeinderätinnen hatten die Möglichkeit, Änderungsanträge zu stellen. Diese wurden durch die Verwaltung entweder angenommen, mit Begründung abgeändert oder abgelehnt. Die Aufarbeitung der Anträge bekam der Gemeinderat vor der Sommerpause. Im September 2022 wurde über die geänderte Fassung öffentlich diskutiert. Sowohl zur Einbringung als auch zur öffentlichen Diskussion waren alle Beteiligten des Beteiligungsprozesses eingeladen. Ende Oktober 2022 wurde dann über die finale Version des Leitbilds beschlossen.
Kommunikation
Für den Leitbildprozess wurde ein ehemaliges Imbiss-Häuschen in Bahnhofsnähe zum Ausstellungsort umfunktioniert. Alle großen Meilensteine im Prozess wurden hier jeweils in einer Schaufenster-Ausstellung aufbereitet. Für Kinder wurde zusätzlich eine kleine Leitbild-Kinderausstellung entwickelt. Darüber hinaus wurden natürlich auch alle Meilensteine über die üblichen Kanäle (Pressemitteilungen, Webseite, Social Media, Projektseite auf der städtischen Homepage) bekannt gemacht. Zusätzlich gab es mehrere Filme: zum Auftakt, zu den Ergebnissen der Bürgerumfrage und zum Abschluss. Für die Bürgerumfrage wurde mit Bodenaufklebern geworben, die an Orten aufgeklebt wurden, die es ohne den letzten Leitbildprozess aus dem Jahre 2010 nicht geben würde.
Am Ende wurde das Leitbild mit Hilfe der 1a Zugang GmbH in Leichte Sprache übersetzt und mit Hilfe der Zeichnerin als Wimmelbild gezeichnet. Das Leitbild liegt jetzt als Flyer-Poster und als ausführliche Broschüre vor. Alle Beteiligten des Prozesses wurden als Dankeschön für ihr Mitwirken 2021 zu einem Dankeschönfest beim Sommernachtskino eingeladen und hier über den aktuellen Stand des Leitbilds informiert.
Mitwirkende
- Jugendbeteiligung in Zusammenarbeit mit dem Stadtjugendring Herrenberg: www.stadtjugendring-herrenberg.de
- Durchgehende Beratung & Begleitung zum Thema „Breite Beteiligung“: Dr. Thomas Kuder, vhw: https://www.vhw.de/kontakt/thomas-kuder/
- Beratung & Durchführung Bürgerbefragung 2021: Translake GmbH: https://www.translake.org/
- Grafisch Begleitung: KFS Studio: https://www.kfs-studio.de
- Der Herrenberger Leitbildprozess wurde finanziell gefördert von Engagement Global, Service für Entwicklungsinitiativen, mit Mitteln des Bundesministeriums für Wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung: www.engagement-global.de
- Der inklusive Beteiligungsprozess der Leitbild-Fortschreibung wurde durch die Herrenberger Partnerschaft für Demokratie ermöglicht. Diese wird im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend gefördert: https://www.demokratie-leben.de/
Vorbildliche Zusammenarbeit von Kommune, wissenschaftlicher Institution vhw & Bundesförderprogrammen
Anwendung von verschiedenen Methoden und Analysetools (Multiplikatoren / Sinus-Milieu-Daten / Netzwerkanalyse / Begleitgruppe) für mehr Breite Beteiligung. Förderung von Sensibilität für das Thema „Breite Beteiligung“ mit Online-Schulungen und Lernmodulen innerhalb der Verwaltung und der Zivilgesellschaft, dank einer Förderung durch „Demokratie leben!“ sowie der fachlichen Beratung durch die vhw. Durch die Förderung von Engagement Global ergab sich außerdem die Möglichkeit, einen starken inhaltlichen Schwerpunkt Richtung UN-Nachhaltigkeitsziele zu setzen.
Breite Beteiligung im Fokus
Das Projekt zeigt, wie die Zusammenarbeit von Verwaltung und Zivilgesellschaft helfen kann, beteiligungsferne Gruppe passgenau einzubinden. Indem die Vereine und Bürgergruppen als Multiplikatoren gewonnen werden konnten (im Gegenzug erhielten sie eine Förderung für die Vereinskasse), war es möglich, passgenaue Hilfen bei der Bürgerinnen-Umfrage anzubieten: Übersetzungen, persönliche Besuche, Besuch von Menschen, die auf der Straße leben, etc. Die persönlichen Verbindungen halfen auch. Die Menschen jeweils auf passenden Kanälen oder an den richtigen Örtlichkeiten anzusprechen/zu motivieren, z. B. über Eltern-WhatsApp-Gruppen, in den Moscheen oder am Rande des Fußballfelds mit Bratwurst etc. Zwar wurden trotzdem nicht genügend Menschen in prekären Lebenslagen und auch Menschen mit Migrationsgeschichte erreicht, aber dank des Umfrage-Designs konnte analysiert werden, inwiefern Antworten der Gruppen abweichen. Dabei wurde z. B. deutlich, dass Menschen mit Migrationsgeschichte deutlich häufiger Diskriminierungserfahrungen machen. In Reaktion auf dieses Ergebnis wurde z. B. in 2022 die Weiterbildung „Diskriminierung auch bei uns?“ für Verwaltungsmitarbeitende entwickelt.
Kreative Kommunikation auch in Leichter Sprache dank Begleitgruppe
Insbesondere bei der Kommunikation wurde die Kreativität der Begleitgruppe deutlich, so entwickelten sie z. B. die Idee, auf vergangene Erfolge des letzten Leitbildprozesses mit Bodenaufklebern an den entsprechenden Orten aufmerksam zu machen, um so für die Teilnahme an der Bürgerinnen-Umfrage zu werben. Zusätzlich entwickelten sie die Idee für ein Gewinnspiel unter den Teilnehmenden und halfen die verschiedenen Multiplikatoren aus Vereinen und Engagementgruppen zu identifizieren. Auch inhaltlich ergänzten sie die Bürgerinnen-Umfrage um eine Frage nach Engagement-Interesse. Engagement-Interessierte wurden anschließend an die jeweiligen Ortsvorsteher weitervermittelt.
Am Bahnhof wurde ein leerstehendes, heruntergekommenes, ehemaliges Imbiss-Häuschen kurzerhand neu gestrichen und umfunktioniert zu einer Ausstellung im öffentlichen Raum. Über die zwei Jahre hinweg wurde hier über alle wichtigen Meilensteine im Prozess mit Plakaten berichtet. Für Kinder wurde zusätzlich eine kleine Leitbild- und UN-Nachhaltigkeitsziele-Ausstellung entwickelt. Durch das Imbiss-Häuschen konnten auch digitale Informationen auf der Webseite, in Social Media oder auf Filmen auf andere Weise bekannt gegeben werden. Es ist schwer zu sagen, wie viel Menschen über das Imbiss-Häuschen erreicht werden konnten. Ein kleiner Indikator für den Kommunikationserfolg ist vielleicht, dass sich zahlreiche Gruppen und Ämter gemeldet haben und nach den Nutzungsbedingungen der Schaufenster fragten.
Auch die Kommunikation des fertigen Leitbilds ist auszeichnungswürdig. Jedes Handlungsfeld wurde mit Hilfe einer Zeichnerin als Wimmelbild dargestellt. Die Wimmelbilder zeigen ein vielfältiges und diverses Herrenberg. Wie sehr sich Menschen mit Bildern beschäftigen und wie hierüber auch Verhandlungen über eine lebenswerte Zukunft angestoßen werden, machte eine öffentliche Diskussion kurz vor Ende des Prozesses deutlich. Es entbrannte eine Debatte über die Darstellung von Frauen mit Kopftüchern in den Wimmelbildern, öffentlich, im Gemeinderat und in der Begleitgruppe. Das führte schlussendlich zur Reflexion von religiöser Vielfalt in den Bildern und durch eine Ergänzung von mehr Diversität. Heute liegt das Leitbild auch als Wimmelbild-Poster vor und auf der Poster-Rückseite sind alle Inhalte des Leitbilds mit der Hilfe der 1a Zugang Beratungsgesellschaft mbH in Leichte Sprache übersetzt.
Rechenschaftspflicht ernst genommen
Im gesamten Prozess wurde auf Transparenz und die Rechenschaftspflicht der Verwaltung großen Wert gelegt. Alle Rückmeldungen aus der Bürgerschaft und Zivilgesellschaft wurden sorgsam dokumentiert, intern abgewogen und dann transparent kommuniziert. Im Prozess wurde von Anfang an festgelegt, dass mögliche Konfliktthemen als Entscheidungsvorlage für den Gemeinderat aufbereitet werden. Dabei sollten die verschiedenen Meinungsvertreterinnen alle die Möglichkeit haben, ihre Sicht selbst darzulegen. Tatsächlich wurden die meisten Vorschläge aufgegriffen, es gab nur zwei Themen, in denen eine Gegenüberstellung nötig wurde.
Das Leitbild wird Herrenberg noch viele Jahre begleiten und es wurde viel Wert darauf gelegt, zu überlegen, wie dieses Grundsatzpapier lebendig bleibt, sowohl in der Verwaltung als auch in der Stadtgesellschaft. Hierfür wurde eine neue Funktion innerhalb der Verwaltung etabliert. Für die 12 Handlungsfelder gibt es nun sogenannte Handlungsfeldverantwortliche. Sie haben die Aufgabe, den Umsetzungsstand des Leitbilds jährlich gemeinsam zu evaluieren und sich über eine Kommunikation für die Öffentlichkeit Gedanken zu machen. Zusätzlich gibt es einen „SDG-Master“. Diese Rolle hat die Aufgabe, zu den UN-Nachhaltigkeitszielen (SDGs = Sustainable Development Goals) zu beraten und Best-Practice-Beispiele aus Zivilgesellschaft und Verwaltung bekannt zu machen: www.herrenberg.de/sdgs
Alle drei Jahre erfolgt ein Bericht im Gemeinderat. Im März 2023 entwickelte die Gruppe bereits eine erste kleine Kampagne, bei der alle schon erreichten Erfolge (Quick-Wins) als Bilder-Slideshow aufbereitet wurden: https://www.herrenberg.de/leitbild
Auch die Projektdatenbank der Stadt Herrenberg wurde beworben. Sie ermöglicht es allen Bürgerinnen, sich stets über die zentralen Leitbildprojekte der Stadt zu informieren: https://www.herrenberg.de/mitmachstadt/
Vorbildliche Aufstellung des Projektteams mit sehr guter Rollenaufteilung und Zusammenarbeit mit der Führungsebene
Mehrere Faktoren machten das Leitbild-Team besonders erfolgreich: Eine Projektmanagerin steuerte den komplexen Gesamtprozess mithilfe von projektorientiertem Arbeiten und Projektmanagement, wöchentlichen Scrum-Meetings und monatlichen Controlling-Sitzungen; die Kommunikations-Abteilung stellte durchgängig eine transparente und zeitnahe Kommunikation aller Meilensteine sicher; das Team Beteiligung & Engagement koordinierte den Beteiligungsprozess und die Begleitgruppe; der persönliche Referent des Oberbürgermeisters Thomas Sprißler machte schnelle Entscheidungen mit der Verwaltungsspitze möglich und eine Koordinatorin für kommunale Entwicklungszusammenarbeit konzentrierte sich auf die inhaltliche Arbeit mit den Führungskräften bzw. die Zusammenführung städtischer strategischer Themen mit den UN-Nachhaltigkeitszielen. Abteilungsleitungen aller Bereiche, wie z. B. Stadtplanung, wurden temporär mit ihrer fachlichen Expertise einbezogen. Begleitet wurde das Team vom Begleitausschuss „Demokratie leben!“. Diese divers zusammengesetzte Gruppe bildete eine Art Begleitgruppe und setzte immer wieder wichtige Akzente in Richtung „Breite Beteiligung“ und „Transparente Kommunikation“.
Links zu weiteren Informationen und Dokumenten
Ausführliche Webseite inkl. Gesamtbericht / Poster-Flyer & Leitbild in Leichter Sprache / Prozess-Darstellung / Dokumentationsfilm / Ergebnissen und Auswertung der Bürgerumfrage https://www.herrenberg.de/leitbild
Zukunftsforscher-Vortrag: Wie kann man eigentlich Zukunft planen in einer VUCA-Welt?: https://www.herrenberg.de/MpS?project_id=113
Direkter Link zum Leitbild Herrenberg 2035-Dokumentations-Film: https://www.youtube.com/watch?v=tTyq7GiOGCs
Ansprechpartnerin:
Vanessa Watkins
Team Beteiligung und Engagement
Stadtverwaltung Herrenberg
Marktplatz 5
71083 Herrenberg
WhatsApp/Signal/Telegram: +886-965-732-551
E-Mail: v.watkins@herrenberg.de
